Kişisel Veri İmha Politikası
Veri sorumlusu olan Özel Cinik Polikliniği (ERC Estetik Turizm Sağlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.), kişisel verilerinizi Anayasa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'nda belirtilen genel ilke ve düzenlemelere uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir.
Şirket, işbu Politika ile KVKK kapsamında kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin genel ilkeleri ortaya koymayı ve mevzuat ile belirlenen yükümlülükleri yerine getirmeyi amaçlamaktadır.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir,
Yok etme: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası)
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,
Periyodik İmha: KVKK'da yer alan kişisel veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek ve işbu Politika'da belirtilen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi,
Politika ile Düzenlenen Kayıt Ortamları
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri işleme faaliyetlerine konu olan tüm kişisel verileri kapsamaktadır. Ayrıca Politika ile atıfta bulunulan belgeler hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu olan tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu aşağıdaki ortamlarda saklamaktadır:
Şirket bilgisayarları, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarlar, çalışanların araçları (örn. cep telefonları), yedekleme alanları, kağıt dosyalar, klasörler, ziyaretçi defterleri, CD'ler, DVD'ler, USB'ler, Hard diskler, yazıcılar, fotokopi makineleri vb.
Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Talep Etme Nedenleri
Kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki ilkelere dayanmaktadır:
- Yasalara ve dürüstlük kuralına uygunluk,
- Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlamak,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
- İşlendikleri amaca bağlı, sınırlı ve kısıtlı olmaları,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.
Şirketimiz kişisel verileri, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda ve aşağıda belirtilen Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ile saklamakta, kullanmakta ve bu şartların tamamının ortadan kalkması halinde herhangi bir talep olmaksızın veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri imha etmektedir:
Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması: Kişisel verilerin işlenebilmesi için ilk şart kişisel veri sahibinin açık rızasıdır.
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi: Kanunlarda açıkça öngörülmesi şartıyla, veri sahibinin kişisel verileri açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Fiili İmkânsızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması: Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
Hukuki Yükümlülük: Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin verileri işlenebilecektir.
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verilerini Alenileştirmesi: Veri sahibinin kişisel verilerini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme ile sınırlı olarak işlenebilecektir.
BirHakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemeninZorunlu Olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması: Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Kişisel Verilerin Silinmesi, İmha Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel veriler, işlenmesine dayanak olan ilgili mevzuat hükümlerinin değişmesi veya yürürlükten kalkması, işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, kişisel verilerin işlenmesinin sadece açık rızaya dayalı olarak gerçekleştirildiği hallerde veri sahibinin açık rızasını geri alması, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasını haklı kılan herhangi bir şartın bulunmaması halinde ilgili kişinin talebi üzerine şirket tarafından silinir, yok edilir veya re'sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yöntemlerinden uygun olanını resen seçmektedir. Kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesi açıklanmaktadır. Bu işlemlerin her birinde gerekli teknik ve idari tedbirler alınır.
Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Şirketimiz, KVKK'nın 12. maddesi ve Yönetmelik hükümlerine, yukarıda belirtilen genel ilkelere ve işbu Politika ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun olarak aşağıdaki hususlara ilişkin teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
- Gerekli yazılım ve donanımlar belirlenmiştir. Bilgisayarlarda ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
- Müşteri bilgilerinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize eğitimlerle aktarılmış, iş sözleşmeleri ile sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir. (Gizlilik Sözleşmeleri) Bu yükümlülük ilgili kişiler görevlerinden ayrıldıktan sonra da devam etmektedir.
- Tüm verilerin yedeklenmesi için gerekli altyapı oluşturulmuştur.
- Bilgisayarlardaki verilere erişebilecek çalışanlar belirlenmiştir.
- Müşteri dosya ve bilgileri sadece ilgili kişilere, yazılı onay verdikleri yakınlarına, mevzuatları çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına, adli durumlarda ise yetkili adli mercilere verilmektedir.
- Kurum, kişisel verileri işlemeye başlamadan önce ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir.
- Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
Saklama ve İmha Süreleri
Şirketimiz, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.
Kişisel veri sahibinin şirketimize başvurarak kişisel verilerinin yok edilmesini talep etmesi:
Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa: Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir, talebe konu kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar.
Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa: Kişisel veri sahibinin talebi, KVKK'nın 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve kişisel veri sahibi bu ret kararını en geç otuz gün içinde yazılı olarak veya dijital ortamda bildirir.
Periyodik İmha Süreleri
Kişisel verileri yok etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel veriler yok edilir. Bu kapsamda kişisel verilerin yok edilmesi yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde 6 ay içinde yok edilmesi söz konusudur.
SÜREÇ DEPOLAMA SÜRESI BERTARAF SÜRESI
Sözleşmelerin Hazırlanması Sözleşme bitiminden itibaren 10 yıl Depolama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik bertaraf döneminde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Donanım ve Yazılım Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kayıtları 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Kişisel Sağlık Verisi Kaydı Mevzuatta belirtilen süre kadar. Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Kimlik verileri Mevzuatta belirtilen süre kadar. Depolama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik bertaraf döneminde
Kamera kayıtları Özel tarafından en az 2 ay süreyle saklanır Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Hastaneler Yönetmeliği.